Client Onboarding Portal

El portal de incorporación de clientes fue desarrollado para una planta química que necesitaba estandarizar la recepción de especificaciones técnicas de nuevos compuestos. Antes del proyecto, cada solicitud llegaba por correo electrónico con formatos inconsistentes, lo que obligaba al equipo de ingeniería a dedicar horas a la interpretación de datos y a la corrección de errores.

El objetivo era reducir el tiempo de procesamiento inicial y eliminar las ambigüedades en las solicitudes de mezcla. Se definió un formulario estructurado que captura parámetros críticos: viscosidad objetivo, temperatura de operación, perfil de agitación requerido y tipo de fluido base. Cada campo incluye validación en tiempo real y valores de referencia para evitar entradas fuera de rango.

La implementación se realizó en tres fases. Primero se diseñó el flujo de captura de datos con un asistente paso a paso. Luego se conectó el portal al sistema de planificación de producción para que las solicitudes aprobadas generaran automáticamente una orden de trabajo. Finalmente, se añadió un panel de seguimiento donde el cliente puede ver el estado de su solicitud: recibida, en revisión técnica, en programación o completada.

Durante los primeros tres meses de operación, el portal procesó 47 solicitudes. El tiempo promedio desde la recepción hasta la aprobación técnica pasó de 4.2 días a 1.8 días. El equipo de ingeniería reportó una reducción del 60 % en las consultas de aclaración, ya que los datos llegaban completos y en el formato esperado. Los clientes, por su parte, valoraron la transparencia del panel de seguimiento y la posibilidad de adjuntar documentos técnicos directamente en el formulario.

El portal se mantiene como la puerta de entrada estándar para nuevos proyectos de mezcla. Se planea agregar una sección de historial de solicitudes anteriores para que los clientes puedan reutilizar especificaciones de proyectos previos sin tener que volver a ingresar todos los datos.